Уметь управлять своим временем, мы имеем больше жизненного пространства: становится более реальной возможность заниматься тем, что нам действительно нравится.
В наши дни все чаще и чаще возникает вопрос: «Как правильно распорядиться своим временем?» или «Как все успеть?». Ритм, в котором сейчас живет большая часть человечества, нельзя назвать равномерным и спокойным. Из-за нехватки времени многие люди начинают экономить на сне, на общении с семьей и друзьями, на банальном отдыхе, без которого прожить просто нереально.
Учимся управлять временем
От всего этого появляются раздражительность, стресс, быстрая утомляемость, апатия. Возникает эмоциональное напряжение, которое снижает производительность, от чего качество выполненной работы и ее количество уменьшаются, что приводит к еще большему стрессу, а так же к синдрому хронической усталости. Чтобы всего этого не произошло, надо уметь правильно тратить время на то, что действительно необходимо, то есть учиться управлению времени или тайм-менеджменту.
Секрет всех успешных людей заключается в продуктивности. Один из способов повысить продуктивность – это планирование. Планирование каждого дня значительно повысит эффективность работы.
Писать план всегда нужно на бумаге. Цель, которая нигде не зафиксирована – не существует. Список задач следует готовить с вечера. Так, проснувшись, человек сразу будет настроен на какое-либо занятие и сможет сразу приняться за его выполнение.
Читайте также: Привычка жалеть себя и жаловаться на жизнь
Со списком задач надо работать в течение всего дня. При возникновении новых дел, следует вносить их в список, а после выполнения — вычеркивать. Когда человек видит, сколько он уже сделал, это придает ему ощущение удовлетворенности и прибавляет энтузиазм к выполнению последующих дел.
Прямой перевод данного термина «Time Management» с английского – «управление временем». Ясно, что в прямом смысле управлять временем невозможно: реальная функция тайм-менеджмента – использовать время своей жизни с максимальной эффективностью.
При планировании следует записывать задачи с учетом приоритетности. К каждой задаче лучше фиксировать определенные сроки. Если задача сложная, ее придется разделить на подзадачи. Подзадачи можно тоже делить до тех пор, пока они не станут простыми. Для сложных задач лучше всего выделить по 2-3 часа в течение нескольких дней. И обязательно все записывать в четком порядке. Стоит помнить, что 90% времени на решение задачи будут сэкономлены 10% времени, которое потратится при планировании.
Расстановка приоритетов – это, пожалуй, самое важное, в планировании. Чтобы определить, приоритетное дело или нет, надо просто представить, какие будут последствия, если оно останется невыполненным. Невыполнение важных дел принесет большие проблемы. После того, как задачи расставлены в нужном порядке, следует их разделить на группы А, Б, В, Г, Д. А – это самые важные задачи, Д – несущественные задачи. Выполнять их следует последовательно. Не выполнив задачи группы А, не стоит переходить на группу Б и так далее. Если в списке дел на день есть какая-то крайне неприятная задача, лучше поставить ее первой. Так психологическое напряжение от неизбежности выполнения неприятной задачи пропадет, ведь она уже будет выполнена.
По классификации Эйзенхауэра все задачи делятся на четыре группы.
- Срочные и важные. Эти задачи следует выполнить в первую очередь.
- Важные, но не срочные. Здесь надо быть особенно осторожным, так как подобные задачи могут неожиданно стать срочными и важными, поэтому при откладывании подобных задач, нужно всегда рассчитывать время на их выполнение.
- Срочные, но не важные. Это малосущественные задачи. Человеку, решившему научиться правильно организовывать свое время, стоит сводить список подобных задач к минимуму.
- Не срочные и не важные. Подобных задач в списке быть не должно, так как они не несут никакой пользы, а только отвлекают от выполнения других, более важных дел.
Далее следует научиться говорить «нет». Для организации времени это самое важное слово. Успешный человек должен уметь говорить «нет» тем задачам, которые не входят в список приоритетов, отказывать в чем-либо не только другим людям, но и самому себе. Нужно научиться твердо отказывать себе в тех делах, которые не принесут пользы.
Эффективнее всего составить список и вносить в него те занятия, которые не помогают или даже мешают двигаться к поставленной цели.
И последнее, что необходимо для повышения продуктивности – это уметь находить время на отдых и на близких людей. Простого тайм-менеджмента для успешной жизни мало, нужно также следить за своим здоровьем. Каждому нужен и физический, и психологический отдых, без этого продуктивность работы упадет и много времени будет потрачено впустую. На первом месте должен стоять сам человек и его близкие люди. Времени на все никогда не хватает, но на самое важное хватить должно.